اركان اصلي مذاكره :
الف : اهداف : هيچ كاري و فعاليتي بدون هدف معنا نخواهد داشت در نظام هستي ، همه چيز هدفدار بوده و به سوي غايتي در پيش است . آفرينش ، هستي ، حيات و انسان ها داراي هدفي بوده و جهت رسيدن به آن در تلاش اند مذاكرات نيز به عنوان يكي از فعاليت هايي كه افراد به طور مداوم و روزانه و خواسته و ناخواسته ناگزير از انجام آن هستند ، اهداف خاصي را دنبال مي نمايند . طرف هاي ديگر در مذاكرات هر كدام داراي منافعي بوده و جهت رسيدن به منافع خود در وضعيت مذاكره قرار مي گيرند ، ليكن همين منفعت بردن از انجام مذاكره جهت برآوردن هدف يا اهداف از پيش تعيين شده براي فرد مطلوب مي باشد . لذا در پس هر مذاكره نيز مانند ساير فعاليت هاي ديگر هدفي وجود داشته و مذاكره فعاليتي هدف دار مي باشد . هدف مذاكرات بازاريابي براي هر كدام از طرفين نفعي است كه از انجام داد و ستد حاصل مي گردد . بديهي است منافع مورد نظر بايد مشخص و قابليت ارزيابي باشد .
ب : روش ها : مذاكرات نيز مانند ساير فعاليت هاي ديگر به روش هاي گوناگون صورت مي گيرد . مانند روش هاي سخت و خشن ، ملايم و منطقي كه ممكن است صورت بپذيرد .
ج : افراد : اصولاٌ مذاكره توسط افراد صورت مي گيرد . نقش شخص يا اشخاص مذاكره كننده ،از آن جهت اهميت دارد كه دانش و بينش آنها ، سن ، جنس ، عواطف و بالاخره مقام و موقعيت شغلي يا اجتماعي آنها ، آثار متفاوتي براي ميزان ثمر بخشي و موفقيت يا شكست مذاكرات برجاي مي گذارد.
د : اطلاعات : هر مذاكره اي بر پايه ي اطلاعات استوار است . در مذاكر ات بازاريابي كه بين دو قطب يا دو گروه مخالف يا داراي منافع متضاد صورت مي گيرد ، هر كدام از طرفين بايد ابتدا ، اطلاعات اساسي و حتي بسيار دقيق از طرف مقابل جمع آوري نموده باشند ، در غير اين صورت ، امكان دارد توافق هاي به عمل آمده با توجه به حقايقي كه بعد ها روشن خواهد شد ، جامعة عمل نپوشيده و اختلافاتي بروز كند . ( حسيني ، 1376 ، 201 )
تفكر درباره مذاكره به عنوان يك فرآيند با مراحل متنوع و با موضوعات كليدي كه در سراسر كل فرآيند اجرا مي شوند مفيد است . ( manning and Robertson , 2003 , 61 )
مراحل اصلي در فرآيند مذاكره عبارتند از :
1- آمادگي
2- ارائه پيشنهاد
3- چانه زني
4- ختم مذاكره
اين مراحل در بعضي از مذاكرات مي تواند در مرحله ي ديگر تا حدي ادغام شود كه آنها به عنوان مراحل مجزا قابل شناسايي نيستند ( Daniels , 1998 , 57 )
1- آمادگي :
اكثر كارشناسان و نويسندگان درباره ي مذاكره در اين مورد توافق دارند كه اصل موفقيت در مذاكره برنامه ريزي است كه قبل از فرآيند واقعي تعامل اتفاق مي افتد (Fells , 1996 , 50 )
آمادگي براي مذاكره بايد بسيار زودتر از آغاز رسمي مذاكره فراهم شود . هر يك از طرفين بايد اطلاعاتي درباره ي سابقه مذاكره ،رفتار ، تعامل ها و توافق هاي پيشين ، انتظارات و ترجيحات طرف مقابل به دست آورد و خواسته ي اعضاي گروه را درباره ي كم و كيف توافق جديد بداند . طرفين مي توانند اطلاعاتي از رقباي خود به دست آورند تا در تعيين انتظارات واقعي به آنان كمك كند .
در اين مرحله دو طرف بيشتر اطلاعات مربوط را تا آنجاي ممكن در مورد همديگر جمع آوري مي كنند جلسات غير رسمي براي بررسي توانايي ها و موقعيت هاي همديگر برگزار مي كنند . اغلب اين مرحله مهم تر از مذاكره رسمي است . زيرا خريداران و فروشندگان روابط غيررسمي و اجتماعي را توسعه مي دهند .
اعتماد و اطميناني كه از اين روابط بدست آمده شانس رسيدن به توافق را افزايش مي دهد . به هر حال اكثر موضوعات مهم در اين مرحله به طور كامل براي ايفاي آن آماده مي شود . نگريستن به رفتار خريد مشتري و اولويت هايش حياتي است زيرا ارائه كالا و خدمات به هر طريقي كه با آن اولويت ها و رفتارها سازگار باشد ضروري است . ( Cateora and N.Ghauri , 2000 , 409 )
علي رغم اينكه مرحله ي پيش مذاكره مرحله بسيار مهمي مي باشد ليكن غالباٌ توجه تعداد اندكي از مذاكره كنندگان را نسبت به خود معطوف مي كند . در اين مرحله اركان قرار داد شكل گرفته و چنانچه در انتخاب اين اركان دقت كافي مبذول نگردد ، ساير مراحل كه متكي به آن مي باشند ،فاقد وضعيت با ثباتي خواهند بود . مذاكره مؤثر به شرط آمادگي كامل امكان پذير است . براي چانه زني مؤثر بايد انگيزه هاي طرف مقابل را به خوبي شناخت و به اين نكته نيز توجه داشت كه طرف شما همواره راجع به شما بيش از آنچه كه خود تصور مي كنيد از شما شناخت دارد . آمادگي و برنامه ريزي ، عناصر اصلي براي موفقيت در مذاكرات تجاري اند .
مهم است آماده بشويم با تفكر درباره فرضيات اساسي كه توسط هر دو طرف هنگام ورود به مذاكرات ايجاد مي شود براي مثال معمولاٌ تصور مي شود كه هر دو طرف اميد به دستيابي نتيجه موفقيت آميز از موضوع موجود و براي موقعيت درطي گفتگوها رقابت مي كنند(Aniels , 1998 , 57 )
قانون اول مهارت مذاكره تحقيق ، تحقيق است . شما بايستي يادبگيريد درباره طيف وسيعي از عوامل استراتژيك ، كوچكترين جزئيات ياديگيري را بايد بياموزيد . مذاكرات واقعي بايستي فقط بعد از آمادگي موشكافانه و دقيق بيايد ، از تحقيق موشكافانه و بي عيب ،دانشي به وجود مي آيد كه نسبت به رقيب تان برتري مي دهد و همچنين آمادگي تدافعي در مقابل حمله متقابل به شما مي دهد ( Quint , 1997 , 5 )
متتغير هاي مربوط به مرحله اوليه شامل ويژگي هاي فردي يا فروشندگي ، محدوديت هاي سازماني يا موقعيتي و متغيرهاي جمعيتي است ، ويژگي هاي فردي مربوط به مذاكره كننده است در حالي كه عوامل موقعيتي بيروني هستند و پيش از رويارويي وجود دارند متغيرهاي جمعيتي شامل : سن ، جنس ، و تجربيات پيشين مذاكره كننده است . ( wimsatt and Gassenheimer , 1996 , 21 )
مذاكره موفقيت آميز يعني تلاش براي به دست آوردن راه حلي كه مورد قبول و توافق هر دو طرف باشد اين كار حتماٌ نبايد برنده و بازنده اي در پي داشته باشد . مذاكره فرآيندي است كه يا به يك نتيجه رضايت بخش براي هر دو به دنبال خواهد داشت . هنر مذاكره بر اين اصل استوار است كه طرفين بكوشند بين نتيجه دلخواه خود و نتيجه مورد نظر طرف مقابل نقطه مشتركي ايجاد كنند . براي رسيدن به اين موقعيت بايد آمادگي ، هوشياري و انعطاف پذيري لازم را داشته باشيد .
كليد موفقيت در مذاكره اين است بدانيم در ازاي امتيازاتي كه هر يك از طرفين مي دهند بايد متقابلاٌ امتيازاتي دريافت كنند كه با دانستن اين موضوع در مرحله آمادگي مي توان به موفقيت مذاكره را انجام داد .
اقدامات و مراحل انجام كار قبل از مذاكره :
1- تعيين و تعريف هدف از مذاكره و تحرير برنامه هاي كاري لازم
2- شناسايي حيطه هاي كار مذاكره
3- تعيين تركيب اعضاي هيئت مذاكره كننده و مشخص نمودن رهبر يا رئيس آن
4- تعيين حدود و اختيارات و مسئوليت هاي رئيس هيئت و ساير اعضاي آن
5- شناسايي وضعيت طرف مقابل از جمله نقاط ضعف ها ،نقاط قوت ، امكانات ، جهت كسب توانمندي بيشتر در مذاكره
6- بررسي دقيق وضعيت خود در شرايط موجود
7- تهيه اسناد و مدارك مثبته ومربوط با موضوعات بحث در مذاكره(انواري رستمي،1382 ،82 )
شناسايي اهداف :
اولين قدم براي برنامه ريزي هر نوع مذاكره اين است كه اهداف خود را مشخص كنيد . از مذاكره به دنبال چه نتيجه اي هستيد ؟ تنها پس از پاسخ دادن به اين سؤال اساسي مي توانيد براي دست يافتن به اهداف خود در جلسه مذاكره برنامه ريزي كنيد .
نياز براي برنامه ريزي : اساس هر فرآيندي نياز براي برنامه ريزي تجاري ،براي موفقيت آن حياتي است . اهداف بايستي براي تمام جنبه هاي مذاكره تنظيم شوند اين بخش حياتي ، برنامه ريزي است كه بيشتر موفقيت به آن بستگي دارد .
اهداف بايستي تا جاي ممكن واقعي باشند برنامه كار مورد نياز است كه بر مبناي تاكتيكي براي افزايش هر ميزان و اثرات آنها بر ملاحظات تجاري و روان شناسي است . عكس العمل طرف ديگر بايد به طور دقيق مورد توجه قرار گيرد و پاسخ هاي ممكن آماده گردد . هر آيتم بايد زمان بندي شود و مشاركت طرف ديگر در نظر گرفته شود بسياري از مذاكرات با شكست روبرو مي شوند زيرا افراد وقت شون به پايان مي رسد . مديريت ضعيف زماني مي تواند منجر به سوء تفاهمات و شكست براي حل جزئيات شود .
برنامه ريزي مستلزم زمان ، منابع مناسب است مذاكره كننده حرف هاي اوليه را آماده خواهد كرد . اين وظيفه مشكلي است براي مذاكره كنندگان بي تجربه براي درك مكتوب اين حرف ها و تمرين كردن و بازگويي آن ممكن است ضروري بر نظر نرسد . يك ديالوگ مردد و لرزان ،امتياز و اعتماد به نفس را به طرف مقابل مي دهد . حرف هاي اوليه حياتي است . (Ashcroft , 2004 , 230 )
يك مذاكره كننده ماهر هميشه چك ليستي از تمام اهداف خود تهيه مي كند و سپس آن را جهت مقايسه نتايج جلسه با نتايج پيش بيني شده مورد استفاده قرار مي دهد . در اين صورت هر گونه تغييري در طرح اصلي بر اساس تصميم گيري آگاهانه انجام مي پذيرد و هدف از آن اخذ امتيازاتي از طرف مقابل است . مذاكره كنندگان با تجربه به ندرت بدون برنامه ريزي سخن مي گويند و اغلب آنها جزئيات طرح ها و موضوعات بحث را به طور كامل يادداشت مي كنند ( فلمينگ ، 1379 ، 14 )
قبل از مذاكره فهرستي از تمام اهداف خود تهيه و آنها را به ترتيب اولويت بايد مرتب كرد . سپس در مواردي كه براي انجام مذاكره چندان ضروري به نظر نمي رسند را مشخص و بعد به هنگام مصالحه ما مي دانيم كه در رابطه با كدام يك از اهداف فهرست شده مي توانيم امتياز بدهيم .
اين اولويت ها به 3 دسته تقسيم مي شوند :
1- آنهايي كه ايده آل هستند .
2- آنهايي كه نمايانگر يك هدف واقعي هستند
3- آنهايي كه بايد تحقق پيدا كنند و براي شكست نخوردن در مذاكره ضروري و قطعي است .
هدف ها و نتايج مذاكره :
1- هدف هاي ماهوي
2- هدف هاي رابطه اي
هدف هاي ماهوي :
اين نوع هدف ها به نتايج مربوط به مسائل محتوايي مورد بحث باز مي گردد .
هدف هاي رابطه اي :
اين هدف ها به نتايج خوب كار كردن افراد درگير مذاكره با همديگر پس از به نتيجه رسيدن مذاكره اشاره دارد .
متأسفانه بسياري از مذاكرات به دليل اينكه طرفين مذاكره مجذوب هدف هاي ماهوي و علايق شخصي خود مي شوند به پايمال شدن هدف هاي رابطه اي منجر مي گردد . هنگامي مذاكره ي اثر بخش صورت مي پذيرد كه مسائل ماهوي حل مي شود و روابط كاري نيز حفظ گردد يا حتي بهبود يابد . ( رضائيان ، 1382 ، 90 )
براي انجام مذاكرات لازم است ابتدا بررسي هاي جامعي انجام دهيم . براي رسيدن به هدف مورد نظر بايد همه اطلاعات مورد نياز و نيز اطلاعاتي كه براي تضعيف دلايل طرف ديگر لازم است را شناسايي و جمع آوري كنيم .
لازم است قبل از شروع مذاكره زماني را براي آماده شدن در نظر بگيريم و از آن حداكثر استفاده بكنيم مدت زمان در نظر گرفته شده بايد به اندازه اي باشد كه بتوانيم بررسي و تحقيقات خود را كامل كنيم . طي اين زمان بايد آمار و ازقام و بررسي موردي لازم را جهت تقويت گفته هاي خود تهيه كنيم و همين طور درباره ي شخصيت هايي كه با آنها مذاكره مي كنيم اطلاعاتي را به دست آوريم و از آن به صورت تاكتيكي استفاده كنيم .
يكي از كارهاي سودمندي كه مي توان در زمان « آماده سازي » انجام دهيم اين است كه درباره ي افرادي كه با آنها مذاكره خواهيم كرد و نيز درباره ي كسب و كار آنها اطلاعات كامل به دست آوريم . پس از جمع آوري اطلاعات زياد بايد يك بحث منطقي را پيش بيني كنيم براي اين كار ما از دو روش زير استفاده خواهيم كرد :
1- استنتاج : به معناي نتيجه گرفتن از چند فرضيه .
2- استقراء : به معناي رسيدن از كل به جزء ( هلر ، 1382 ، 15 )
پيش بيني جهت احتمالي مذاكرات :
نمودار 1-2 پيش بيني جهت احتمالي مذاكره(هلر،1383،15)
ارزيابي طرف مقابل :
موضوع مذاكره طرف مقابل ، كه قطعاٌ داراي نقاط قوت و ضعف است ، از هر نظر بايد بررسي كنيد . نقاط ضعف را شناسايي و از اين طريق نقاط قوت مذاكره طرف مقابل را سست كنيد . پس شناسايي نقاط ضعف طرف مقابل به اندازه ي دانستن نقاط قوت وي اهميت دارد . به همان ترتيبي كه اهداف خود را شناسايي كرديد بايد سعي كنيد كه اهداف طرف مقابل را نيز شناسايي كنيد .
درك رقيبتان مهم است بنا بر اين بايد سعي كنيد كه خودتان را تو ذهنش جا بدهيد و ببينيد بايدها و مطلوب هاي او چه هستند . ( Deniels , 1998 , 56 )
براي انجام يك مذاكره موفق ،زمينه هاي بازاريابي بين المللي و فروش ، پس از تعيين هدف ، حيطه و حدود مطالب مورد بحث بايد مشخص گردد از مذاكرات بازاريابي كه بين شركت هاي بزرگ دنيا صورت مي گيرد نه تنها مسايل بازاريابي و فروش بلكه مسائل اقتصاد ملي ، اقتصاد جهاني ، مهندسي توليد ، تأمين مالي طرح هاي توليدي ، حقوق و الزامات قانوني و ... نيز مطرح مي شود و بديهي است كه طرح مطالب فوق ، گردآوري صحيح و كامل اطلاعات لازم را مي طلبد و حضور تيمي از كارشناسان و متخصصين را ضروري مي نمايد . ( حسيني ، 1383 ،30 )
انتخاب استراتژي :
پس از مشخص شده هدف هاي خود و تجزيه و تحليل وارزيابي طرف مقابل ، براي تحقق اهداف بايد يك استراتژي تدوين كرد .
استراتژي يك سياست كلي است براي دست يافتن به اهدافي مشخص تدوين مي شود . استراتژي را نبايد جاي تاكتيك استفاده كرد ، چرا كه تاكتيك روش اجراي استراتژي است .
استراتژي كه انتخاب مي شود به عوامل مختلفي از جمله شخصيت ، شرايط و موضوع مورد مذاكره بستگي دارد .
تهيه و پيش نويس دستور جلسه :
عناوين دستور جلسه به لحاظ اولويت و تقدم زماني كه براي آنها در نظر گرفته مي شود محور استراتژي مذاكره را تشكيل مي دهند پس براي انجام اين كار بايد به طور مشروح با اعضاي گروه به بحث و گفتگو نشست .
دستور جلسه بايد :
1- با لحني رسمي موضوع بحث را تعريف كند .
2- از طريق اولويت بندي عناوين و به طور غير مستقيم بر محتوي گفتگو تأثير بگذارد .
تعيين محل مذاكره :
بهترين محل براي مذاكره محلي است كه بتوانيد كنترل خود را بر فرآيند مذاكره به حداكثر برسانيد . هر مذاكره كننده مجربي محيط هايي كه باعث تقويت توانايي اش براي دستيابي به موفقيت در مذاكره مي شود را مي شناسد . در شروع هر معامله تجاري ، شما بايد امتيازات و ضررهاي ناشي از مذاكره در دفتر خود ، در دفتر رقيب يا دفتر شخص ثالثي را ارزيابي كنيد . از آنجا كه خوبيها و بدي هاي محل خاص ممكن است باتوجه به پيشرفت مذاكرات در جلسه اي خاص تغيير نمايد ، اما شما هنگامي كه مذاكرات در حال پيش روي هستند ،بايد اين مطلب را از نظر دور نگاه نداريد و هر چند گاهي موضوع را دوباره ازريابي كنيد .
براي بعضي از افراد ، مذاكره در محل كار خود امتيازات زيادي در بر دارد . مذاكره در محل كار توانايي شما را براي مهار كردن عوامل مهمي مثل : مسافرت ، خستگي و محيط هاي فيزيكي را افزايش مي دهد به علاوه ، اين عمل باعث مي شود كه تيم شما به امتيازات بيشتري مثل حمايت كاركنان ، پرسنل ، بايگاني و افرادي كه تصميم گيري نهايي به عهده ي آنها مي باشد ، دسترسي داشته باشند . ( هاريس ،1377 ، 92 )
مذاكره كننده بايد محيطي را كه مذاكرات در آن اتفاق خواهد افتاد آماده و ايجاد نمايد . بسياري از خريداران پيشنهاد مي كنند كه مذاكرات در همان محل كار خود اتفاق بيفتد براي اينكه آنها احساس راحتي و اعتماد به نفس دارند . ( Ashcroft , 2004 , 231 )
محيط فيزيكي1 مذاكره بايد براي سازگاري با شما چيده شود ( Deniels , 1998 , 58 )
محيط مذاكره شامل ايجاد فضاي مناسب ، انتخاب زمان مناسب و گزينش بهترين محل براي برگزاري مذاكره خواهد بود . بهترين محل مذاكره مكاني است كه بيش از هر جايي ديگر در آن احساس آرامش و اطمينان حاكم باشد در صورتي كه محيط مذاكره بي طرف باشد ، از هر گونه تعصبي در جلسه جلوگيري خواهد شد و محيط بي طرف نبايد زمين حريف باشد و از قرار گرفتن در شرايط ناامن بايد خودداري نمود . ( انواري رستمي ، 1382 ،84 )
محيط فيزيكي محل مذاكره مي تواند به همان اندازه شهري كه مي خواهند در آن مذاكرات را برپا نمايند از اهميت برخوردار باشد عواملي مانند دكور ، دما ، جا ، نور وراحتي محل با توجه به خصوصيات شخصي و كاري مي توانند تأثير قابل ملاحظه اي بر محيط فيزيكي مذاكرات داشته باشند . با به كارگيري اين عوامل قبل از اينكه رقيبتان اين عوامل را بر عليه شما به كار گيرد شما ممكن است بتوانيد امتياز مهمي را در مذاكره نصيب خود نماييد . ( هاريس ، 1377 ، 96 )
تشكيل جلسات در محل تعيين شده از جانب شما يا طرف مقابل ، فوايدي را براي هر دو طرف به همراه خواهد داشت .
فوايد تشكيل در دفتر شما :
1- احساس كنترل بيشتر بر روند مذاكرات
2- هماهنگ كردن اوقات وقفه در جلسات
3- حمايت در صورت نياز
4- توانايي انتخاب دفتر ، محل و تجهيزات آن
فوايد تشكيل جلسات در دفتر حريف :
1- امكان ارزيابي محل كار حريف
2- دادن امتيازهايي از جانب طرف مقابل
3- ترغيب طرف مقابل در مورد درگير كردن رؤساي ارشد جهت برطرف كردن موانع
( فلمينگ ، 1379 ، 40 )
محل استقرار :
مكان هاي نشيمن در محل مذاكره را همچنين بايد مدنظر قرار داد . اگر تمام مذاكره گران به طور نسبي مكان خوبي براي نشستن داشته باشند ، به اين معني كه هيچ كدام از افراد در مكاني بلند تر يا راحت تر از رقباي خود نشسته باشند ، امكان رسيدن به توافق افزايش مي يابد . به عبارت ديگر محل نشستن امكان عدم توافق را افزايش مي دهد ، جلسات را كوتاه تر مي سازد و يا اين احساس را در افراد به وجود مي آورد كه مذاكرات را تحت كنترل دارند .
ميز مذاكره گرد ، چنين ميزي مي تواند از تنش ها بكاهد و بر اين موضوع اشاره داشته باشد كه تمام افرادي كه دور ميز نشسته اند با هم همكار هستند و از موقعيت يكساني برخوردارند . و ميز مستطيل شكل كساني كه دورآن نشسته اندمعمولاٌبه طرف مقابل خودگرايش كامل دارند (هاريس،1377،101-99)
نحوه ي قرار گرفتن مذاكره كنندگان مي تواند بر روند جلسه و نيز نتيجه نهايي تأثير قابل توجهي داشته باشد .
با توجه به اين مسائل ، شما بايد درك نماييد كه بعضي از عوامل محيطي غالباٌ توافق بين دو طرف مذاكره را به وجود مي آورند ، در حالي كه بعضي ديگر باعث عدم توافق بين آنها مي گردند . با درك اين عوامل و به كارگيري آنها به نفع خود شما مي توانيد محيطي فيزيكي فراهم آوريد كه احتمال ايجاد توافق بين خود و رقيبتان در جلسه اي معين را افزايش دهد . به عبارت ديگر ، شما مي توانيد روشي بكارگيريد كه پيام مورد نظر شما در مذاكرات مبتني بر اينكه توافق در اين زمان ناممكن است را تقويت نمايد . ( هاريس ، 1377 ، 96 )
2- ارائه پيشنهاد :
ارائه پيشنهاد در هر مذاكره يك امر اساسي است . بنا بر اين بايد از قبل تصميم بگيريد كه در پيشنهاد دادن آيا مي خواهيد نفر اول باشيد يا اين كه تصميم داريد به پيشنهاد طرف مقابل جواب بدهيد . هنگامي كه فرآيند همكاري شروع مي شود كه دو طرف اجتياجاتشان را فاش مي كنند و موافقت هاي ضروري را براي تطبيق يا وفق پيشنهادشان با نيازهاي طرف ديگر را مي گويند. ( wimsatt and Gassenheimer , 1996 , 21 )
اين مرحله شامل ايجاد جو مثبت ، ايجاد موضوعات و بيان موردمان و درك آنها مي باشد . ( manning and Robertson , 2003 , 61 )
در مذاكرات اظهارات خود را به نحوي بايد بيان كرد كه در ادامه جلسه امكان مانور داشته باشيد. با عبارت ديگر نبايد به گونه اي صحبت كنيد كه گويي موضع غير قابل تغييري داريد . اظهارات خود را به صورت فرضي بيان كنيد تا در طول مذاكره امكان كوتاه آمدن براي طرفين وجود داشته باشد .
چگونگي تداوم روند مذاكرات را با مطرح نمودن پيشنهادات زير مي تواند بهبود بخشيد:
زمان بندي :
در هر جلسه اي زمان مناسبي براي مطرح ساختن پيشنهاد وجود دارد و مذاكره كنندگان با تجربه به اين زمان را به راحتي تشخيص مي دهند .
در اغلب مذاكرات نتيجه نهايي بستگي به اين دارد كه پيشنهاد چگونه مطرح مي شود ، زماني كه مي بينيد خواسته طرف مقابل با خواسته شما تفاوت چنداني ندارد ، صلاح در اين است كه بگذاريد اول او پيشنهاد خود را مطرح كند .
ترغيب و تشويق جهت ارائه پيشنهاد :
هنگامي كه موقعيت را از لحاظ زماني براي ارائه پيشنهاد هاي خود مناسب مي يابيد ، اما از دو جانبه بودن اين احساس اطمينان نداريد ، به سادگي مي توانيد سؤال كنيد : مهارت به كارگيري روش هاي صادقانه در مذاكرات بسيار ازرشمند است ، به اين معني كه اعتماد حريف را نسبت به شما جلب مي كند و وي متوجه مي شود كه قصد فريب دادن او را نداريد . اين حركات ،علاوه بر آن فرصت پيشبرد جلسه را به طرف مقابل مي دهد و او را به ارائه پيشنهاد هاي خود ترغيب مي كند .
بهترين روش :
چگونگي ارائه پيشنهاد ، بسيار مهم است و بهترين روش بكار بردن جملات شرطي در بيان پيشنهاد است . پيشنهاد خود را با زباني رسا و قاطع بيان كنيد .
دفاع از اصول اوليه مذاكرات و رفع عوامل بازدارنده :
در اين مرحله ممكن است برخي خطرها ، اصول اوليه مذاكرات را تهديد كرده و حتي امكان سازش هاي نامطلوب را به وجود آورد . ( فلمينگ ، 1377 ، 68 )
در اين مرحله موضوع تان را ارائه دهيد ، پيشنهادتان را جزء به جزء شرح دهيد يا ساده و خلاصه پيشنهاد بدهيد ، به خاطر بياوريد آن پيشنهاداتي كه مورد بحث و مذاكره قرار مي گيرد نه مورد گله و شكايات را ، جايي كه اين چيزها وجود دارد آنها را بيان كنيد اما راه علاج و درمان را هم بگوييد . بالاتر از همه مذاكره كننده خوب گوش مي دهد ، مذاكره كنندگان خوب بيش از اينكه صحبت كنند گوش مي كنند . ساده است كه خودتان را به زحمت بياندازيد ، خودتان را در گوشه اي حبس كنيد ، فقط هنگام گوش كردن مي توانيد فكر كنيد ، يك راه اطمينان از گوش كردن ، زياد سؤال پرسيدن است . اين روش داراي مزيت ديگري است كه به طرف مقابلتان به ديدگاه هاي آنها علاقه مندي را به خاطر داشته باشيد كه طرف هاي مورد مذاكره تان ممكن است كه سخن گويان خوبي نباشند به آنچه كه بايد بگويند گوش فرا دهيد نه به آنچه كه آنها چگونه مي گويند . نگران اين نباشيد كه چند ثانيه اي را به فكر كردن قبل از صحبت كردن بپردازيد ، اگر تلاش مي كنيد كه فكري كنيد در حالي كه گوش مي كنيد ممكن است علامت هاي مهمي را كه از طرف ديگر مي آيد از دست بدهيم . مذاكره فرآيند نزديك شدن روي يك موضوع است . براي انجام مذاكره هر دو طرف بايستي حركت داشته باشند در اين صورت آن مذاكره نيست . هميشه به خاطر داشه باشيد كه برروي اهداف ضروري تان محكم بايستيد ( Daniels , 1998 , 58 )
تضاد در هر موضوعي ، درگيري هايي در زمينه هاي مالي و نتيجه مذاكره دارد . هر چه اين موارد بيشتر باشد شانس بيشتري وجود دارد تا راه هايي براي مبادله منافع موجود يا شراكت در آنها پيدا شود .
حركات اوليه در مذاكره نه تنها سبب انتقال اطلاعات در مورد تمايلات يك طرف به طرف ديگر مي شود بلكه ، اولويت هاي برزبان نيامده ، نيات طرفين را منتقل مي كند . اين مرحله مرز تقسيم بندي ارزشهاي هر طرف را روشن نموده و دامنه نتايجي كه از اين روابط مي تواند عايد شود را مشخص مي نمايد . ملت ها داراي سطوح مختلف اهداف و آروزها و حس تعاون هستند كه با شناخت آنها مي توان رفتار و عكس العمل هاي آنها را پيش بيني كرد . تجربيات عملي نشان مي دهد كه نتايج بهتر وقتي حاصل مي شود كه مذاكره كنندگان در شروع كار ، حداكثر خواسته هاي خود را تقاضا كنند و با خواسته هاي كم ارزش ، مذاكرات را پايه ريزي نكنند . اين تجربيات نحوه رفتار لازم جهت رفع تضادها در مذاكرات را در معرض ديد انسان قرار مي دهد . ( حسيني ، 1383 ، 32 )
پاسخ به پيشنهاد :
در پاسخ به طرف مقابل بايد سعي كرد كه فوراٌ نباشد . تا آنجا كه ممكن است بايست سعي كرد طرف مقابل پي به افكار ما نبرد . از اين طريق فرصت براي فكر كردن درباره ي پيشنهادات داريم .
يك تاكتيك براي بدست آوردن زمان ، كند كردن سرعت مذاكره است . با استفاده از تاكتيك هاي زير مي توان وقتي كه قصد پاسخ فوري به مذاكره كننده را نداشته باشيد استفاده كنيد .
1- هنگام ارائه پيشنهاد صحبت طرف مقابل را بايست طوري قطع كرد كه او فكر نكند شما به توضيح بيشتري نياز داريد .
2- هر سؤال را با سؤال ديگر پاسخ دهيد
3- به بهانه مشورت با ساير اعضاي گروه مذاكره را متوقف كنيد .
براي پيشنهاد متقابل پس از آنكه پيشنهاد طرف متقابل را بازگو كرديد پيشنهاد خود را مطرح كنيد يك مذاكره كننده خوب و موفق مي داند كه براي هر وضعيتي يك جايگزين وجود دارد براي اين كار در ارائه پيشنهاد امتياز باارزشي را از دست ندهيد مي توانيد اوليت هاي طرف ديگر را شناسايي كرده و از ميان اين دو اولويت ها آنهايي را كه اهميت كمتري براي شما دارند به عنوان پيشنهاد متقابل مطرح كنيد . ( هلر ، 1383 ، 35 )
3- چانه زني :
در مرحله چانه زني هدف كمتر نمودن فاصله ي ميان پيشنهاد هاي اوليه خود و طرف مقابل مي باشد ( انواري رستمي ، 1382 ، 92 )
مذاكره كنندگان مي كوشند طيف چانه زني يعني فاصله اي را كه طرفين مذاكره مي توانند در آن فاصله توافق برسند شناسايي كنند . ( رضائيان ، 1382 ، 104 )
هر يك از طرفين هدفي براي خود در نظر مي گيرد كه آرزو دارد آن را تحقق بخشد . در ضمن هر يك از طرفين نقطه مقاومتي نيز دارند كه بيانگر حداقل نتيجه مورد انتظار است ، نقطه اي كه كمتر از آن مذاكره بر هم خواهد خورد . فاصله ي ميان اين دو نقطه طيف تمايل هريك از طرفين را نشان مي دهد . اگر طيف هاي تمايل طرفين با هم تداخل داشته باشند طيف توافق به وجود مي آيد كه در آن زمان هر يك از طرفين مذاكره تا حدودي به خواسته هاي خود مي رسند (رضائيان،1382،104)
يكي از فنون متداول در اين مرحله ، متقاعد سازي طرف مقابل به اين امر است كه رسيدن به نقطه هدف او غير ممكن است و معقول آن است كه در نقطه اي نزديك به هدف شما توافق صورت پذيرد و نشان دهيد كه هدف او غير واقعي ولي هدف شما واقعي است و كاري كنيد كه نسبت به شما احساس سخاوتمندي پيدا كند و بدين ترتيب نتيجه اي نزديك به هدف شما را بپذيرد .
( رابينز،1381 ، 281 )
1- Physical environment
برچسب ها :
,
نوشته: رسول | تاریخ: يکشنبه 11 شهريور 1397 |
